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FAQ:Wie plane ich ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting

FAQ:Wie plane ich ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting

| Beitrags-ID: 260365

FAQ: Wie plane ich ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting?

(Entwurf)

Übersichtsbeitrag

  1. Online-Meeting-Raum durch die Geschäftsstelle (Harald / Mareike) einrichten lassen
    siehe FAQ: Online-Meetings für regionale, u.a. Gruppen
  2. Volage PM: Zoom-Moderation Co-Host Zugangsdaten an die Gruppenleitung (Forum-Geschäftsstelle)
  3. Bekanntgabe des Online-Meetings mindestens 1 Woche vorher per Rundmail über die Forums-Gruppe (siehe FAQ: Gruppenfunktionen und Gruppentypen)
    Text-Beispiel:

    Hinweise zur Vorbereitung in Forum geben; z.B.
    Vorlage Ankündigung Online-Gesprächskreis im Forum.

  4. Ein Woche sowie Tag vorher den Link für die Teilnahmeam Meeting per Rundmail versenden.
    Vorlage Rundmail für Online-Gesprächskreis.

    (Vorlage: E-Mail an Leitungs-Teamm für Zoom von Geschäftsstelle)

  5. Programm-Planung
    • Mindestens 30 Minuten vor offiziellem Beginn selber im Raum sein, um Teilnehmer*innen zu begrüßen und bei der Lösung von technischen Problemen zu helfen.

      Möglichst Vorab (notfalls auch zu Beginn des Meetings) Klärung der Rollenaufteilung:

      • Moderation
      • Technische Hilfestellung (wird wenn möglich durch die Bundesgeschäftsstelle am Anfang übernommen; später sollten dies geübte Mitglieder in der Gruppe übernehmen können).
      • Protokoll (bei Online-Treffen der Arbeitsgruppen)
    • Erklärung der Technik und Regeln (Chat-Funktion; Abkürzungen)
    • Blitzlicht, wie es den Teilnehmer geht (Wetterbericht) + was ihr Anliegen ist (möglichst vorab Aufforderung im Forum dies auch schon zu tun).
    • Ein Treffen sollte nicht länger als 90 Minuten gehen (Bei 90 Minuten ist eine kurze Unterbrechung von 5 Minuten einzuplanen)

      Bei Arbeitstreffen sollte die Tagesordnung nicht mehr als 3 Punkte umfassen.

    • 10 Minuten vor Ende: Blitzlicht am Ende einplanen. Wie fanden sie das Treffen, was war gut, was wird beim nächsten mal gewünscht, was war nicht so gut.
      eventuell Link für einen vorab erstellten Feedback-Fragebogen [Standard-Fragebogen entwickeln] zur Verfügung stellen.

Viele Grüße
Harald

Anonym
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