[Harald]

FAQ:Wie plane ich ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting

| Beitrags-ID: 260365

Antworten

FAQ: Wie plane ich ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting?

(Entwurf)

Übersichtsbeitrag

FAQ: Online-Meetings für regionale, u.a. Gruppen

1. Online-Meeting-Raum durch die Geschäftsstelle (Harald / Mareike) einrichten lassen
   siehe FAQ: Online-Meetings für regionale, u.a. Gruppen
2. Volage PM: Zoom-Moderation Co-Host Zugangsdaten an die Gruppenleitung (Forum-Geschäftsstelle)
3. Bekanntgabe des Online-Meetings mindestens 1 Woche vorher per Rundmail über die Forums-Gruppe (siehe FAQ: Gruppenfunktionen und Gruppentypen)
   Text-Beispiel:

   Hinweise zur Vorbereitung in Forum geben; z.B.
   Vorlage Ankündigung Online-Gesprächskreis im Forum.

4. Ein Woche sowie Tag vorher den Link für die Teilnahmeam Meeting per Rundmail versenden.
   Vorlage Rundmail für Online-Gesprächskreis.

   (Vorlage: E-Mail an Leitungs-Teamm für Zoom von Geschäftsstelle)

5. Programm-Planung
   • Mindestens 30 Minuten vor offiziellem Beginn selber im Raum sein, um Teilnehmer*innen zu begrüßen und bei der Lösung von technischen Problemen zu helfen.

     Möglichst Vorab (notfalls auch zu Beginn des Meetings) Klärung der Rollenaufteilung:

     • Moderation
     • Technische Hilfestellung (wird wenn möglich durch die Bundesgeschäftsstelle am Anfang übernommen; später sollten dies geübte Mitglieder in der Gruppe übernehmen können).
     • Protokoll (bei Online-Treffen der Arbeitsgruppen)
   • Erklärung der Technik und Regeln (Chat-Funktion; Abkürzungen)
   • Blitzlicht, wie es den Teilnehmer geht (Wetterbericht) + was ihr Anliegen ist (möglichst vorab Aufforderung im Forum dies auch schon zu tun).
   • Ein Treffen sollte nicht länger als 90 Minuten gehen (Bei 90 Minuten ist eine kurze Unterbrechung von 5 Minuten einzuplanen)

     Bei Arbeitstreffen sollte die Tagesordnung nicht mehr als 3 Punkte umfassen.

   • 10 Minuten vor Ende: Blitzlicht am Ende einplanen. Wie fanden sie das Treffen, was war gut, was wird beim nächsten mal gewünscht, was war nicht so gut.
     eventuell Link für einen vorab erstellten Feedback-Fragebogen [Standard-Fragebogen entwickeln] zur Verfügung stellen.

Viele Grüße
Harald

Als Verein sind wird stärker: Vereinsmitglied werden

Save the Date: 26. Großes Herbsttreffen in Heidelberg und Online, 2. – 4. Oktober 2026