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FAQ:Wie plane ich ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting

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Autor Beitrag
Harald(Bundesgeschäftsführer
Leitungsteam SHG Berlin)
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Beiträge: 17046
fol. SD-CA 97 (oxyphil)
männlich
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Beitrag:

BeitragFAQ:Wie plane ich ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting

 
Verfasst am: 21. Apr 2020, 22:41
Antworten mit Zitat

FAQ: Wie plane ich ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting?

(Entwurf)


Übersichtsbeitrag


  1. Online-Meeting-Raum durch die Geschäftsstelle (Harald / Mareike) einrichten lassen
    siehe Link innerhalb des Forums FAQ: Online-Meetings für regionale, u.a. Gruppen

  2. Link innerhalb des Forums Volage PM: Zoom-Moderation Co-Host Zugangsdaten an die Gruppenleitung (Forum-Geschäftsstelle)

  3. Bekanntgabe des Online-Meetings mindestens 1 Woche vorher per Rundmail über die Forums-Gruppe (siehe Link innerhalb des Forums FAQ: Gruppenfunktionen und Gruppentypen)
    Text-Beispiel:

    Hinweise zur Vorbereitung in Forum geben; z.B.
    Link innerhalb des ForumsVorlage Ankündigung Online-Gesprächskreis im Forum.


  4. Ein Woche sowie Tag vorher den Link für die Teilnahmeam Meeting per Rundmail versenden.
    Link innerhalb des Forums Vorlage Rundmail für Online-Gesprächskreis.

    (Link innerhalb des ForumsVorlage: E-Mail an Leitungs-Teamm für Zoom von Geschäftsstelle)


  5. Programm-Planung
    • Mindestens 30 Minuten vor offiziellem Beginn selber im Raum sein, um Teilnehmer*innen zu begrüßen und bei der Lösung von technischen Problemen zu helfen.

      Möglichst Vorab (notfalls auch zu Beginn des Meetings) Klärung der Rollenaufteilung:
      • Moderation
      • Technische Hilfestellung (wird wenn möglich durch die Bundesgeschäftsstelle am Anfang übernommen; später sollten dies geübte Mitglieder in der Gruppe übernehmen können).
      • Protokoll (bei Online-Treffen der Arbeitsgruppen)


    • Erklärung der Technik und Regeln (Chat-Funktion; Abkürzungen)
    • Blitzlicht, wie es den Teilnehmer geht (Wetterbericht) + was ihr Anliegen ist (möglichst vorab Aufforderung im Forum dies auch schon zu tun).

    • Ein Treffen sollte nicht länger als 90 Minuten gehen (Bei 90 Minuten ist eine kurze Unterbrechung von 5 Minuten einzuplanen)

      Bei Arbeitstreffen sollte die Tagesordnung nicht mehr als 3 Punkte umfassen.

    • 10 Minuten vor Ende: Blitzlicht am Ende einplanen. Wie fanden sie das Treffen, was war gut, was wird beim nächsten mal gewünscht, was war nicht so gut.
      eventuell Link für einen vorab erstellten Feedback-Fragebogen [Standard-Fragebogen entwickeln] zur Verfügung stellen.



Viele Grüße
Harald

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